Concepts clés
Concepts clés
Avant d'aller plus loin, voici les notions essentielles pour bien utiliser Docsur.
Dossier
Un dossier représente une affaire ou une opération pour laquelle vous devez collecter des documents. Par exemple : une vente immobilière, une succession, un prêt.
Chaque dossier contient :
- Un titre (optionnel) pour l'identifier facilement
- Un ou plusieurs intervenants (les personnes qui doivent fournir des pièces)
- Les pièces demandées à chaque intervenant
- Un responsable dans votre équipe (optionnel)
- Un historique complet de toutes les actions
Intervenant
Un intervenant est une personne physique à qui vous demandez des documents dans un dossier. Il peut s'agir d'un acheteur, d'un vendeur, d'un héritier, d'un emprunteur, etc.
Chaque intervenant dispose de :
- Son propre lien de dépôt sécurisé (unique et personnel)
- Sa propre liste de pièces à fournir
- Son propre suivi de progression
Un dossier peut avoir plusieurs intervenants, chacun avec des pièces différentes à fournir.
Pièce (document)
Une pièce est un document spécifique demandé à un intervenant. Par exemple : une carte d'identité, un justificatif de domicile, un RIB.
Chaque pièce peut contenir plusieurs fichiers (par exemple, le recto et le verso d'une carte d'identité).
Statuts d'une pièce
Chaque pièce suit un cycle de vie avec 4 statuts possibles :
| Statut | Signification |
|---|---|
| À déposer | La pièce est en attente — le client ne l'a pas encore fournie |
| Déposé | Le client a déposé la pièce — elle attend votre validation |
| Validé | Vous avez approuvé la pièce — elle est conforme |
| Refusé | Vous avez refusé la pièce — le client doit la re-déposer |
Quand une pièce est refusée, le client reçoit une notification avec le motif du refus et peut déposer une nouvelle version.
Statuts d'un dossier
Un dossier progresse automatiquement en fonction de l'état de ses pièces :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Attente des documents | Des pièces sont encore en attente de dépôt |
| Attente de validation | Toutes les pièces ont été déposées, elles attendent votre revue |
| Validé | Toutes les pièces ont été validées — le dossier est complet |
| Clôturé | Le dossier a été fermé manuellement |
Type de document
Un type de document est une catégorie de pièce que vous pouvez demander (carte d'identité, justificatif de domicile, etc.). Vous configurez votre catalogue de types dans Paramètres > Documents.
Chaque type a :
- Un nom — ex. : Carte d'identité
- Une description (optionnelle) — ex. : Recto et verso en cours de validité
La description est affichée au client lors du dépôt pour l'aider à fournir le bon document.
Template
Un template est un ensemble prédéfini de types de documents. Il vous permet de gagner du temps lors de la création d'un dossier en appliquant d'un clic toutes les pièces à demander.
Exemple : un template Vente immobilière regroupe automatiquement : carte d'identité, justificatif de domicile, avis d'imposition, acte de propriété et RIB.
Vous créez et gérez vos templates dans Paramètres > Templates.
Portail client
Le portail client est la page web que voit votre client lorsqu'il clique sur son lien de dépôt. Il y retrouve :
- Le nom de votre étude
- La liste des pièces demandées avec leur statut
- Une zone de dépôt par glisser-déposer pour chaque pièce
- Les éventuels motifs de refus pour les pièces à re-déposer
- La progression des autres intervenants du même dossier
Historique (timeline)
Chaque dossier dispose d'un historique chronologique qui trace toutes les actions :
- Création du dossier
- Dépôt d'un document par le client
- Validation ou refus d'une pièce par l'équipe
- Envoi de relances
- Clôture du dossier
Cet historique garantit une traçabilité complète de la constitution du dossier.