Créer et gérer des dossiers

Le dossier est l'élément central de Docsur. C'est là que vous regroupez les intervenants et les pièces à collecter pour une affaire donnée.

Créer un nouveau dossier

Depuis la page Dossiers, cliquez sur Nouveau dossier.

Titre du dossier

Le titre est optionnel mais recommandé pour retrouver facilement vos dossiers. Choisissez un titre parlant :

• Vente Dupont / Martin
• Succession Lefebvre
• Prêt immobilier Garcia

Si vous ne renseignez pas de titre, le dossier sera identifié par le nom du premier intervenant.

Ajouter des intervenants

Pour chaque intervenant, renseignez :

• Civilité — Monsieur, Madame ou Autre
• Prénom et nom
• Email — L'adresse à laquelle le lien de dépôt sera envoyé

Cliquez sur Ajouter un intervenant pour en ajouter d'autres. Un dossier peut contenir autant d'intervenants que nécessaire (acheteur, vendeur, co-emprunteur, etc.).

Sélectionner les pièces à demander

Pour chaque intervenant, cochez les types de documents à demander dans la liste. Vous pouvez :

• Tout sélectionner / tout désélectionner en un clic
• Appliquer un template pour sélectionner automatiquement un ensemble de pièces prédéfini

Assigner un responsable

Vous pouvez optionnellement assigner le dossier à un membre de votre équipe. Cela permet de filtrer les dossiers par responsable dans le tableau de bord.

Envoyer

Cliquez sur Créer le dossier et envoyer le lien (ou les liens si plusieurs intervenants). Chaque intervenant reçoit immédiatement un email avec son lien personnel de dépôt.

Le tableau de bord des dossiers

La page Dossiers offre deux vues pour suivre l'ensemble de vos dossiers.

Vue Kanban

La vue Kanban organise vos dossiers en colonnes par statut :

• Attente des documents — Des pièces sont encore à déposer
• Attente de validation — Toutes les pièces déposées, en attente de votre revue
• Validé — Dossier complet
• Clôturé — Dossier fermé

C'est la vue idéale pour avoir une vision globale de vos dossiers en cours et identifier ceux qui nécessitent votre attention.

Vue Liste

La vue Liste affiche vos dossiers dans un tableau avec les colonnes :

• Dossier — Titre ou nom de l'intervenant
• Intervenants — Emails des personnes concernées
• Statut — Statut actuel du dossier
• Pièces — Progression (ex. : 3/5 signifie 3 pièces déposées sur 5 demandées)
• Responsable — Membre de l'équipe assigné
• Date — Date de création

Vous pouvez trier par statut ou par date en cliquant sur les en-têtes de colonnes.

Filtrer et rechercher

Utilisez les filtres en haut de page pour affiner l'affichage :

• Recherche — Recherchez un intervenant par nom ou email
• Statut — Filtrez par statut (attente documents, attente validation, validé, clôturé)
• Responsable — Filtrez par membre de l'équipe assigné

Dossiers en retard

Les dossiers pour lesquels le client n'a pas encore déposé ses pièces après un certain délai sont signalés par un badge En retard. Un compteur global en haut de page vous indique combien de dossiers sont en retard.

Détail d'un dossier

Cliquez sur un dossier pour accéder à sa page de détail. Vous y trouverez :

Intervenants et pièces

Chaque intervenant est affiché avec sa liste de pièces et leur statut. Vous pouvez :

• Copier le lien de dépôt d'un intervenant pour le lui renvoyer manuellement
• Visualiser un document déposé
• Valider ou refuser chaque pièce

Informations du dossier

Le panneau latéral affiche les métadonnées : titre, date de création, créateur, responsable, nombre d'intervenants.

Historique

La timeline en bas de page retrace chaque événement du dossier : création, dépôts, validations, refus, relances, clôture.

Actions sur un dossier

Relancer tous les intervenants

Si des pièces sont en attente, cliquez sur Relancer tous pour envoyer un email de rappel à tous les intervenants qui n'ont pas encore tout déposé.

Régénérer les liens

Si un lien a été compromis ou si le client a perdu son email, cliquez sur Régénérer les liens. De nouveaux liens sont créés et envoyés par email. Les anciens liens ne fonctionnent plus.

Confirmer la revue

Quand toutes les pièces ont été revues (validées ou refusées), le bouton Confirmer la revue apparaît. Cliquez dessus pour finaliser votre revue. Si toutes les pièces sont validées, le dossier passe au statut Validé. Si certaines sont refusées, les intervenants concernés sont notifiés avec les motifs de refus.

Clôturer un dossier

Le bouton Clôturer permet de fermer définitivement un dossier. Cette action est irréversible. Un dossier clôturé n'accepte plus de dépôts.