Valider et refuser des pièces

La validation est au cœur de Docsur. Chaque pièce déposée par un client passe par votre revue avant d'être acceptée.

Le workflow de validation

graph LR
    A[À déposer] --> B[Déposé]
    B --> C[Validé ✓]
    B --> D[Refusé ✗]
    D --> A

1. Le client dépose une pièce → statut Déposé
2. Vous validez la pièce → statut Validé (définitif)
3. Ou vous refusez la pièce → statut Refusé, le client est invité à re-déposer
4. Le client re-dépose → retour au statut Déposé, en attente de nouvelle revue

Visualiser un document

Depuis le détail d'un dossier, cliquez sur une pièce déposée pour ouvrir le visualiseur de documents. Un panneau latéral s'ouvre et affiche :

• Le nom du type de document et son statut
• Le nom du fichier déposé et sa date de dépôt
• La prévisualisation du document (pour les fichiers PDF et images)
• L'historique des soumissions si le client a déjà re-déposé

Approuver une pièce

Si le document est conforme, cliquez sur Approuver. La pièce passe au statut Validé. Aucune information complémentaire n'est nécessaire.

Refuser une pièce

Si le document n'est pas conforme, cliquez sur Refuser. Vous pouvez renseigner deux types de motifs :

Motif visible par le client

C'est le message que le client verra sur son portail de dépôt et dans l'email de notification. Formulez-le de manière claire et actionnable.

Bons exemples :

• Document expiré. Merci de fournir une pièce d'identité en cours de validité.
• Le justificatif de domicile doit dater de moins de 3 mois.
• Document illisible. Merci de fournir une copie plus nette.

Motif interne (optionnel)

C'est une note interne visible uniquement par votre équipe. Utile pour ajouter du contexte :

• Le client a envoyé le permis au lieu de la CNI
• Vérifier avec Me Dupont si l'ancien avis suffit

Confirmer la revue

Une fois que vous avez passé en revue toutes les pièces d'un dossier (chacune validée ou refusée), le bouton Confirmer la revue apparaît en haut de la page du dossier.

En cliquant dessus, un récapitulatif s'affiche avec :

• Le nombre de pièces validées par intervenant
• Le nombre de pièces refusées par intervenant

Après confirmation :

• Si toutes les pièces sont validées → le dossier passe au statut Validé
• Si certaines pièces sont refusées → les intervenants concernés reçoivent un email listant les pièces à re-déposer avec les motifs de refus. Les pièces refusées repassent en attente de dépôt

Historique des soumissions

Quand un client re-dépose une pièce après un refus, Docsur conserve l'historique de toutes les soumissions. Depuis le visualiseur, vous pouvez consulter :

• Le numéro de la soumission
• Les fichiers de chaque soumission
• La date de chaque dépôt

Cela vous donne une traçabilité complète des échanges autour d'une pièce.