Notifications et relances
Notifications et relances
Docsur gère automatiquement les emails envoyés à vos clients et à votre équipe. Plus besoin de rédiger des relances manuellement.
Emails automatiques
Docsur envoie automatiquement des emails à différentes étapes du processus :
Emails destinés aux clients
| Événement | Contenu |
|---|---|
| Nouveau dossier | Le client reçoit son lien de dépôt personnel avec la liste des pièces à fournir |
| Rappel automatique | Si le client n'a pas déposé toutes ses pièces après un certain délai, un rappel est envoyé automatiquement |
| Pièces refusées | Après confirmation de votre revue, le client reçoit la liste des pièces refusées avec les motifs, et un lien pour re-déposer |
| Dossier validé | Le client est informé que toutes ses pièces ont été acceptées |
| Liens régénérés | Si vous régénérez les liens d'accès, le client reçoit son nouveau lien |
Emails destinés à l'équipe
| Événement | Contenu |
|---|---|
| Pièces déposées | L'équipe est notifiée quand un client dépose des documents |
| Toutes les pièces reçues | Notification quand toutes les pièces d'un dossier ont été déposées par tous les intervenants |
Emails d'administration
| Événement | Contenu |
|---|---|
| Invitation équipe | Quand vous invitez un nouveau membre, il reçoit un email pour créer son compte |
Relances manuelles
En plus des rappels automatiques, vous pouvez relancer manuellement vos clients à tout moment.
Relancer depuis la liste des dossiers
Dans la vue liste des dossiers, cliquez sur le menu ⋯ d'un dossier en statut Attente des documents, puis sélectionnez Relancer. Un email de rappel est envoyé à tous les intervenants qui n'ont pas encore déposé toutes leurs pièces.
Relancer depuis le détail d'un dossier
Sur la page de détail d'un dossier, cliquez sur Relancer tous pour envoyer un rappel à tous les intervenants en attente.
Rappels automatiques
Docsur peut envoyer des rappels automatiques aux clients qui n'ont pas encore déposé leurs pièces. Le délai et le nombre maximum de rappels sont configurables au niveau de l'étude.
Chaque rappel est tracé dans l'historique du dossier avec le type Relance automatique, ce qui vous permet de savoir exactement combien de rappels ont été envoyés.
Personnalisation des emails
Les emails envoyés par Docsur affichent les informations de votre étude (nom, nom du notaire) telles que configurées dans Paramètres > Étude. Veillez à bien les renseigner pour que vos clients identifient immédiatement l'expéditeur.